Interview Kees Duijvelaar (voorzitter voorbereidend comité)
Interview Kees Duijvelaar (voorzitter voorbereidend comité): “Een goed functionerende DIV afdeling maakt minder fouten en is sneller”
Als senior beleidsmedewerker informatiebeleid van de Nederlandse Gemeenten ben ik trots op het feit dat tweemaal de Mailprofs Kwaliteitsaward is gewonnen door een gemeente. De Mailprofs Kwaliteitsaward stimuleert DIV afdelingen betere kwaliteit te leveren door goed teamwork binnen de afdeling en goede samenwerking met de andere afdelingen. Goed functionerende DIV afdelingen zijn zeer belangrijk, zeker binnen de overheid. En de Kwaliteitsaward is een goede prikkel om nog beter te presteren.
Algemeen wordt aangenomen dat in het huidige digitale tijdperk het vak archiveren een stuk eenvoudiger is geworden, maar niets is minder waar. Digitale documentaire informatie kan als een oncontroleerbare olievlek door de organisatie verspreiden met als gevolg dat nu net niet díe informatie die je nodig hebt, in de juiste versie en vorm, op tijd in het 'bedrijfsproces' terecht komt. En 'alles bewaren' is ook al geen optie. Het digitaliseren van informatie én het toegankelijk houden van alle informatie die niet strikt nodig is voor het 'bedrijfsproces', of voor de verantwoording daarvan, moet als een hele grote verliespost worden gezien. Een goed geöliede DIV afdeling moet ervoor zorgen dat de juiste documentaire informatie, in direct bruikbare vorm, voor de juiste mensen beschikbaar is. Naarmate beter aan die eis wordt voldaan, kunnen overheids- of bedrijfsprocessen met minder kans op fouten worden doorlopen. En op elk moment worden verantwoord.
|
|
|
